Situace

EastMedia, spol. s r.o. je středně velká vydavatelsko distribuční společnost působící v následujících zemích: Česku, Slovensku, Polsku, Maďarsku a Francii. Zabývá se vydavatelskou a distribuční činností inzertního časopisu Mag Real. Ten se specializuje na nákup a prodej realit.
Vedení společnosti EastMedia se rozhodlo změnit podnikové řešení, a tím zlepšit služby, které poskytuje svým zákazníkům a také zvýšit efektivitu práce při sledování pohybu časopisů na jednotlivých distribučních místech. K dalším požadavkům patří sjednocení systémů v rámci celé společnosti a posílení jeho stability, která umožní takřka neomezený růst a rozvoj i do dalších zemí. Jedním z nejdůležitějších požadavků bylo propojení laserových terminálů s nově zaváděným podnikovým řešením. Ve společnosti byla pro řízení procesů používána jedna zastaralá aplikace, která nebyla dostatečně flexibilní, pokud se jednalo o její úpravy a změny. Účetní agendu vedla doposud  společnost EastMedia u externí účetní firmy. K problémům docházelo zejména při tvorbě dokladů, které se musely vždy vytvářet dvakrát. Nejdříve ve formě Microsoft Excel ve společnosti EastMedia a následně v externím účetnictví. 

Obchodní cíle

Na nové řešení byly kladeny následující požadavky:
• zavedení nového systému sledování pohybů (odběrů) jednotlivých časopisů na distribučních místech pomocí laserových terminálů a následné propojení na vyhodnocovací nástroje v Microsoft Dynamics™ NAV
• integrace všech procesů společnosti (finance, nákup, prodej, zásoby, majetek a řízení vztahů se zákazníky) do jednoho řešení
• zlepšení služeb a usnadnění komunikace se zákazníky
• zlepšení obchodních procesů a následných vyhodnocovacích nástrojů, mezi které patří:
     - tabulky obratů po jednotlivých číslech vydání
     - tabulky obratů dle jednotlivých měsíců
     - tabulky obratů dle obchodních zástupců
     - přehledy pohybů a časů u jednotlivých distributorů
     - týdenní přehledy odběrů a zůstatků po jednotlivých distribučních místech
• zlepšení sledování finančních cílů a přesný přehled nad výsledky společnosti v jakémkoliv okamžiku
• zvýšení obratu společnosti na základě snížení časových prostojů v podnikových procesech

Řešení

Společnost EastMedia si vybrala pro nové podnikové řešení systém Microsoft Dynamics™ NAV. Následné kroky probíhaly v rámci implementační metodologie OnTarget (metodika používaná při implementacích informačního systému Microsoft Dynamics™ NAV). Tyto kroky směřovaly k nastavení systému, provedení potřebných úprav systému a jejich testování, zaškolení uživatelů a v konečné fázi ke zdárnému převodu dat z původního systému a uvedení nového systému do „ostrého provozu“.

Fáze projektu:

listopad 2005 – první fází projektu, která trvala čtrnáct dní, byla podrobná analýza požadavků zákazníka. Vyústila do návrhu budoucí architektury a funkčnosti řešení na bázi Microsoft Dynamics™ NAV.
prosince 2005 – druhá fáze zahrnovala vývoj a testování systému, kde docházelo k vývoji jednotlivých zákaznických úprav,  postupnému nastavení systému a zaškolení uživatelů. Tato fáze trvala tři týdny. 
prosinec 2005 – v třetí fázi docházelo k přípravě ostrého provozu u zákazníka. Postupně byly předány jednotlivé moduly a zákaznické úpravy. Vyústěním této fáze bylo ostré navedení dat a předání projektu. K ostrému provozu došlo 3. ledna 2006.
leden 2006 – během čtvrté fáze došlo ke kompletnímu odladění všech používaných funkčností aplikace a dokončení všech dodatečných uživatelských požadavků včetně předání laserových terminálů a aplikace, která slouží ke komunikaci mezi Microsoft Dynamics™ NAV a laserovými terminály.

Společnost EastMedia využívá moduly Finance, Prodej a marketing, Nákup, Sklad, Zdroje a Dlouhodobý majetek. Nadstavbovými moduly pak jsou:  Distribuce a komunikace s laserovými terminály.
Systém používá v současné době 5 uživatelů, v blízké budoucnosti se plánuje začlenění dalších třech firem (Slovensko, Maďarsko, Polsko) a nárůst uživatelů na 20. Připojení poboček bude probíhat pomocí terminálu.

Společnost získala podnikové řešení, které je schopno přesně sledovat jednotlivé pohyby časopisů na daných distribučních místech a také datumy s časy, kdy se pracovník na distribučním místě pohyboval. Pro možnost tohoto sledování byly na veškeré skladové operace zavedeny čárové kódy a mobilní laserové terminály. Nové podnikové řešení je tak přímo provázáno s distribučním modulem, který byl vyvinut v rámci implementace systému na základě zákazníkových požadavků přímo v Microsoft Dynamics™ NAV.

Distribuční modul je rozdělen do následujících integrovaných částí:

- Speciální objednávkový systém, který umožňuje celoroční tvorbu objednávek pro jednotlivá čísla vydání a v nich umístění vybraných inzerátů
- Sledování vytíženosti po číslech vydání, systém umožňuje sledovat umístění inzerátů dle zákazníků v jednotlivých číslech. Největší výhodou této části je možnost sledovaní neobsazeného místa v časopise
- Terminály - tato část umožňuje pomocí laserových terminálů sledování pohybu jednotlivých časopisů a také sledování pohybu distributorů. Nasnímaná data jsou denně přenášena do systému Microsoft Dynamics™ NAV, kde jsou následně vyhodnocována managementem společnosti

Distribuční modul také slouží ke zprůhlednění a k odstranění časových ztrát distributorů při rozvážení časopisů na jednotlivá distribuční místa.

Spolupráce mezi dodavatelem řešení, firmou AXIOM PROVIS Int., s.r.o. a společností EastMedia, spol. s r.o., nadále probíhá na úrovni konzultací.

Přínosy

Mezi hlavní přínosy projektu patří:

• integrace všech operací do jednoho systému - propojení prodeje, nákupu, zásobování, distribuce a dlouhodobého majetku
• mimořádně krátká doba implementace nového systému od započetí analýzy do předání celého díla za pouhý měsíc a půl
• provázanost nového podnikového řešení přímo s distribučním procesem pomocí laserových terminálů a aplikace, která slouží k přenosu dat
• zefektivnění práce veškerých skladových a distribučních operací díky zavedení čárových kódů a používání mobilních laserových terminálů
• přehled výsledků společnosti ve kterémkoliv okamžiku pomocí vytvořených finančních a statistických reportů, i přímý náhled do dat
• snadný přístup vedení společnost k finančním výsledků a hospodaření podniku
• růst efektivity práce při zpracování a analýze finančních a skladových dat 
• aplikace umožňující neomezený růst společnosti

Produkty a technologie

Microsoft Dynamics™ NAV 4.0
Microsoft  Windows XP
Microsoft Windows Server 2003
Microsoft Office 2003
Mobilní terminály pro práci s čárovými kódy (Unitech T630)

Marketingový materiál.