Společnost AUTO PALACE Vysočany s.r.o. je úspěšným prodejcem nových a ojetých vozů značek Hyundai, Nissan a Mitsubishi v České republice a zajišťuje také kompletní poprodejní služby včetně zapůjčování aut.

Výchozí stav

Společnost AUTO PALACE Vysočany, člen skupiny AUTO PALACE Group, která je součástí holandského holdingu AutoBinck Holding N.V., který v současnosti čítá na 51 firem, z toho 15 z nich operuje pod zastřešením AUTO PALACE GROUP na českém a slovenském trhu.

Komplexní péče o zákazníky byla prvotním impulsem k implementaci podnikového řešení Microsoft Dynamics NAV. Společnost  Auto Palace Vysočany měla zájem také rozšířit obchodní aktivity a komplexně zkvalitnit obchodní a logistické procesy.

Obchodní cíle
 
Společnost si kladla při implementaci podnikového řešení za cíl získat centrální a integrovaný informační systém. Kromě základních funkčních požadavků, které jsou dané klíčovými obchodními procesy, měla společnost zájem využívat následující moduly:

• Finance
• Nákup a prodej
• Skladové hospodářství
• Logistika
• Marketing a podpora prodeje
• Financování
• Měření výkonnosti a získávání manažerských informací

Dále měl informační systém splňovat požadavky na zabezpečení strategie dynamického rozvoje společnosti. Jednalo se zejména o tyto požadavky:

• Schopnost být „jeden ERP systém společný pro všechny společnosti holdingu AUTO PALACE Group“
• Možnost pracovat v několika měnách
• Možnost implementovat více legislativních vrstev
• Jednoduché a intuitivní ovládání
• Jednoduše a rychle přizpůsobitelný systém
• Maximální kompatibilita s ostatními produkty od společnosti Microsoft

Primárním cílem implementace nového podnikového řešení Microsoft Dynamics NAV je konsolidace informační podpory procesů do jednoho centralizovaného ERP systému a umožnění podpory zcela nových oblastí podnikání společnosti.

Řešení

Implementaci společnosti AUTO PALACE Vysočany s.r.o. pojala společnost AXIOM PROVIS Int., s.r.o. jako implementaci podnikového řešení pro podporu veškerých obchodních procesů.

Řešení je postaveno na vertikálním řešení ABS (Automotive Business Solution) od společnosti AXIOM PROVIS Int., s.r.o. Řešení ABS je určené pro distribuci, prodej, servis osobních i nákladních automobilů s pokrytím souvisejících služeb. ABS je založeno na platformě podnikového informačního systému Microsoft Dynamics NAV a je integrováno s dalšími kancelářskými aplikacemi.

V rámci modulu Autosalon (dealerství nových vozidel) je umožněno konfigurovat vozidla na základě importovaných ceníků. Dále konfigurovat standardní a dodatkové výbavy vozidel, speciální balíčky výbav (např. uzamykání řadicí páky+montáž, GPS+montáž apod.) Tyto balíčky se využívají např. při zadávání prodejní objednávky a systém automaticky vytvoří objednávku Dílu (uzamykání řadicí páky) u dodavatele apod. Modul umožňuje propojení nákupních a prodejních dokladů, propojení reklamací, kdy můžete vytvořit reklamaci během procesu nákupu a prodeje. Možnost vytvořit objednávku servisu během procesu prodeje nového vozu. Řešení umožňuje komunikaci s importéry autorizovaných značek NISSAN, Mitsubishi a Hyundai.

Modul Autobazar umožňuje výkup vozidel, prodej vozidel, prodej doplňujících produktů, správa klíčů, správa dokumentů, evidenci nákladů k vozům atd. Modul obsahuje také evidenci a zápis řešení reklamací.

Reporty a reporting umožňují přehled tiskových sestav vozů na skladě, vykoupených vozů a prodaných vozů. Dále je možno on-line sledovat přehled aktuálně vykoupených a prodaných vozů. Systém umožňuje nastavení vlastních reportů pro detailní vyhodnocení prodeje (např. podle značek, kategorií, typu paliva atd.). Některé z reportů je možno zobrazovat v reálném čase s automatickou aktualizací ve zvoleném časovém intervalu.

Modul Autoservis řeší servis vozidel včetně souhrnné i částečná fakturace zákazníkovi, plánování, vytváření a řízení servisních zakázek. Pomocí tohoto modulu zabezpečujete optimalizaci a efektivní řízení zdrojů servisu.

Docházkový systém pro modul Servis eviduje zápis do objednávek v reálném čase. Je možnost zaznamenávat servisní operace pomocí kódů nebo elektronických čipů. Systém vyhodnocuje docházku zaměstnanců pomocí uživatelsky definovaných kódů a dalších parametrů.

Modul Půjčovna vozidel splňuje požadavky zákazníka na evidenci pronajímaných vozidel, rezervaci pronájmů vozidel a přehlednou správu jednotlivých typů nájemních smluv. Umožňuje běžnou a zálohovou automatickou fakturaci a je propojen na modul Dlouhodobého majetku.

Fáze projektu:

První fáze „Analýza finančních procesů“ – v této části proběhla definice a revize oblasti financí a veškerých obchodních procesů zákazníka, která byla provedena v délce 14 dnů.

Druhá fáze „Vývoj, dokumentace a migrace testovacích dat“ ¬ po odsouhlasení první fáze se započalo s vývojem úprav informačního systému, dle požadavků vyplívajících z analýzy. Paralelně probíhala část testování a školení pracovníků, zkušební migrace dat a tvorba dokumentace. Druhá fáze byla ukončena koncem září.

Třetí fáze „Pilotní projekt“ – pilotní projekt byl úspěšně odstartován v říjnu 2008

Přínosy

Implementace nového IS Microsoft Dynamics NAV pomáhá společnosti dosáhnout hlavního strategického cíle: „Rozvoj společnosti o další automobilové značky v rámci holdingu“ 

K dalším přínosům patří:

• Sjednocení systému do jedné sourodé aplikace Microsoft Dynamics NAV.
  Jednalo se o sjednocení účetního, prodejního a servisního software
  od různých výrobců.  Tento krok měl za následek zlepšení spolupráce jednotlivých oddělení napříč celou společností. 
  
• Díky využití technologie OLAP kostek společnost ve velké míře využívá reportingu ve všech oblastech činnosti zákazníka. OLAP kostky se využívají pro monitorování servisních zakázek, monitoring výkonnosti zaměstnanců, přehledy vozů na skladě, na cestě a ve výrobě. Reporting podkladů pro mzdy s návazností na poprodejní služby a také přehledy tržeb z prodeje vozů a náhradních dílů.  Využití nové technologie OLAP kostek je důležitou podporou společnosti při strategických rozhodnutích.
  
• Rychlý a přehledný reporting obchodní činnosti pro mateřskou společnost prostřednictvím analýz dle dimenzí.
   
• Důležitým přínosem pro společnost je funkčnost detailního vyhledávání nad celou databází.  Je možno vyhledávat dle různých kritérií a uložených šablon. Následně je možno zobrazovat různé výsledky dle potřeb uživatele. Toto vyhledávání je jednou z nejpoužívanějších funkčností systému, a proto je také výrazně optimalizováno. Vyhledávání probíhá nad řádově statisícem položek a odezva je v řádu sekund.
   
• Rychlá implementace nových služeb a inovace stávajících služeb

Produkty a technologie

• Microsoft Dynamics NAV 4.0 SP3
• Microsoft  Windows XP
• Microsoft SQL 2005
• Microsoft Office 2003, 2007
• Microsoft Reporting Services
• OLAP